Как не терять деньги на закупках: снабжение с rovno.ai

Материал почти никогда не приезжает на объект идеально. Его либо заказывают с запасом, и лишнее лежит мёртвым грузом до следующего объекта, либо впритык, и бригада стоит, ожидая довоза. Его привозят на неделю раньше, чем нужно, и он две недели мокнет под дождём или занимает проезд для техники. Или, наоборот, привозят на день позже старта работ, и простой бригады съедает всю экономию от выгодной цены. А самое обидное: пока снабженец ищет поставщика и торгуется, на соседнем объекте той же компании этот материал уже лежит нетронутым после предыдущей стройки, просто никто об этом не знал.

Это не бухгалтерская проблема, это проблема момента и места. Ошибка в закупках стройматериалов стоит не разницы в прайсе, а простоя, порчи материала на площадке или денег, замороженных в остатках. В этом гиде: как устроены закупки в Rovno, как они говорят с реальным объёмом работ и графиком, а не с прикидкой на глаз, и что происходит, когда закупка встречается со складом другого объекта. Если вы ещё не смотрели, как в Rovno работает строительная смета, закупки логично читать после неё: именно смета задаёт объём, от которого тут всё считается.

Объём берётся из измерений, а не прикидывается на глаз

Заказ «с запасом на всякий случай» и заказ «впритык, но не хватило» одинаково стоят денег, просто по-разному. Обе ошибки чаще всего происходят от одного и того же: количество материала кто-то прикидывает в уме, глядя на площадь стены или длину трубы, и немного ошибается в обе стороны.

В Rovno закупка не начинается с чистого листа. Нужное количество материала берётся из позиции сметы, то есть из уже посчитанного объёма конкретной работы: штукатурка на такую-то площадь, труба на такую-то длину. Это не отдельная прикидка, а то же самое число, что участвует в расчёте стоимости работы. Если объём работы меняется, скажем, заказчик добавил ещё одну комнату под отделку, нужное количество материала на закупке меняется вместе с ним, и не нужно вспоминать, сколько докупить.

По каждой позиции всегда видно два числа рядом: сколько нужно и сколько уже фактически получено. Это не позволяет цифрам разъезжаться незаметно: если получено меньше, чем нужно, это видно сразу, а не когда бригада уже стоит без материала.

Сроки: чтобы не рано и не поздно

Момент поставки для стройки важен не меньше, чем количество. Материал, привезённый на две недели раньше начала работ, занимает место на площадке и портится под дождём или солнцем. Материал, который опоздал на день, останавливает бригаду, и день простоя часто дороже, чем вся экономия от торга с поставщиком.

В Rovno у позиции закупки есть срок, к которому материал нужен по факту работ, он приходит из графика того же объекта, а не выдумывается отдельно. А когда позиция превращается в заказ, у заказа есть свой крайний срок доставки, который вы указываете поставщику. Это два разных, но связанных момента: когда материал нужен по стройке и когда его обещали привезти, и оба видны рядом, а не потеряны в переписке в мессенджере.

Запрошено → Заказано → На складе

Список закупок в Rovno не плоский, а разложен по трём вкладкам, и по каждой позиции видно, на каком она этапе.

• Запрошено — Материал нужен по смете или по задаче, но заказ поставщику ещё не сделан

• Заказано — Заказ отправлен поставщику, известна цена и срок доставки, материал ещё в пути

• На складе — Материал приехал, полностью или частично

Частичная поставка учитывается отдельно: если поставщик привёз половину заказа, позиция так и показывает, сколько привезли из скольки заказанных, а не просто помечается «выполнено». И встроена простая защита от путаницы в цифрах: получить по документам больше, чем было заказано, система не даст, так что итоговые остатки на складе всегда совпадают с тем, что действительно привезли, а не с тем, что кто-то не глядя поставил галочкой.

К позиции закупки можно приложить ссылку на чек или накладную поставщика, чтобы не искать её потом в почте, если понадобится свериться.

Финансовый блок закупок считается сам

Деньги на закупках теряются незаметно чаще всего потому, что их считают постфактум: собрали все чеки в конце месяца и удивились. В Rovno над списком закупок есть финансовый блок, который считает сам, без отдельной таблицы в Excel.

Видно бюджет закупок (себестоимость материалов и инструментов из той же сметы), сколько от него осталось свободным, и сколько сейчас лежит на складе в деньгах. Отдельная воронка показывает три числа: сколько уже получено, сколько заказано и едет, сколько ещё предстоит заказать. Раскрывающийся блок показывает, где цена от поставщика разошлась с плановой ценой из сметы, и по какой позиции переплатили, а где вышло дешевле плана.

Это тот же бюджет, что и в смете объекта: если там себестоимость посчитана верно, здесь сразу видно, укладываетесь вы в неё по факту закупок или нет, а не только в отчёте, который готовят к сдаче объекта.

Прежде чем заказывать заново, посмотрите, что уже есть

Когда компания ведёт несколько объектов одновременно, самая обидная потеря такая: купить то, что уже лежит на другом объекте без дела. Никто не виноват: снабженец на одном объекте просто не знает, что осталось на другом после прошлой стройки.

В Rovno при создании заказа можно выбрать, откуда брать материал: у поставщика или со склада другого объекта компании, на который у вас есть доступ. Во втором случае оформляется не новая закупка, а перемещение: материал числится за объектом-источником, пока вы не отметите, что он действительно доехал и принят. Это реальный рабочий сценарий, а не гипотетическая кнопка: он не требует звонка прорабу с соседнего объекта «а у тебя случайно не завалялось».

Каждый заказ при этом всегда привязан к конкретному объекту, поэтому даже при нескольких стройках одновременно заказ не потеряется и не перепутается между площадками.

Отдельно на общем дашборде есть сводка «Всё снабжение» сразу по всем вашим объектам: сколько закупочных позиций сейчас в работе на каждом, с быстрой ссылкой на конкретный объект. Это тот самый взгляд сверху, которого обычно не хватает, когда объектов больше одного, а голова снабженца одна.

Кому это помогает и что это меняет

Соло-прорабу и небольшой бригаде это в первую очередь экономит деньги на самой частой ошибке: не купить лишнего и не забыть докупить вовремя, потому что количество и сроки идут из тех же цифр, что и вся смета, а не из головы.

Компании с несколькими объектами и снабженцем в штате это даёт то, чего обычно нет ни в одной таблице: видимость по остаткам и заказам сразу на всех объектах и возможность закрыть потребность материалом с соседней площадки вместо новой закупки. Доступ к закупочным ценам при этом настраивается по ролям, так что снабженец работает с количеством и сроками, а полную картину по деньгам держит у себя владелец.

А для заказчика это тоже заметно, просто с другой стороны: объект, где материалы приезжают по графику, а не абы как, выглядит как стройка, которую ведёт профессиональная команда, а не стройка, которая держится на том, что кто-то не забыл позвонить поставщику.

Начните с одной закупки

Не обязательно сразу переносить в Rovno все текущие закупки по всем объектам. Возьмите один объект, соберите или импортируйте по нему смету, и посмотрите, как материалы из неё сами превращаются в список того, что нужно заказать, со сроками и ценами. Разница с таблицей и перепиской в мессенджере станет видна на первом же заказе.

Попробовать можно бесплатно: заведите проект, соберите смету и посмотрите на список закупок, который получится из неё сам.

Частые вопросы